文書編 -ビジネスマナー@徹底解剖-


文書編



     ビジネスでは、先方と様々な文書をやり取りすることにもなります。
     正しい文書の書き方を身につけるのも大切なビジネスマナーです。
     ていないな言葉、正しい日本語を使うのは勿論ですが、基本は、
     出来るだけ簡潔で、分かり易い文書作りを心がけることです。

     文書の基本的なルールは、「頭語」と「結語」です。頭語と結語は、
     必ず組み合わせて使いますが、文面の種類、出す相手などによって、
     適切な頭語、結語は変わってきます。頭語としては「拝啓 拝呈 
     啓上お世話になっております」。結語としては「敬具 拝具」こう
     したものがありますが、慣れないうちは、書式のフォーマットを
     いくつか用意し、その場に応じて、適切なものを選ぶと良いでしょう。
     冠婚葬祭などの場合に限定されるものもありますので、
     使い分けには気をつけなければいけません。

     手紙ではありませんので、自分の個人的な思い、感想などは書く
     べきではありません。数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、
     データを確認しながら確実なものを書くことです。回りくどい表現や、
     専門用語も出来るだけ避けた方が良いでしょう。外部に漏れたらまず
     いような事柄が含まれていないかもチェックすることです。

     誤字等があれば、修正液で直さず、はじめから作成しなおします。
     作成後は、必ず読み返し、誤字脱字がないか確かめます。この後、
     上司に渡し、内容の確認をしてもらいます。先に結論・趣旨を述べ、
     次に原因・経過。最後に意見・提言の順でまとめる、という、
     「結論優先」がビジネス文書の基本でもあります。

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