電話応対はどうするの? -ビジネスマナー@徹底解剖-


電話応対はどうするの?



     電話での受け応えは、ビジネスマナーの基本と言っても良いで
     しょう。特に女性の場合、電話の受け応えがきちんとできるか
     どうかは、社内での評価にもつながります。初めのうちは、
     電話を取るときにも少し緊張するものですが、落ち着いて、
     丁寧に話すことをまず心がけるべきです。

     まず最初の基本として、呼び出しコールは三回までで受話器を
     取ること。三回以上待たせた場合は、受話器を取る際、
     「お待たせしました」と言葉を添えることでしょう。
     会社関係の場合は、「もしもし」は使わないのも基本です。
     相手が社名を名乗ったら、「いつもお世話になっております」
     と言う挨拶も欠かせません。

     大抵は、担当者に取り次ぐことになりますが、取り次ぐ際、
     「○○さん、△△さまから、・・・の件で、打ち合わせの時間
     についてのお電話です」と、相手の用件を明確に伝えることです。
     これにより、先方も、用件を二度言う必要もなくなります。

     担当者が不在の時も多いものですが、この時は、不在の理由まで
     はっきり言う必要はありません。「申し訳ありません。ただいま
     外出中です」「いかがいたしましょうか」と用件をしっかり把握し、
     「折り返しお電話させましょうか」などと対処の方法もはっきり
     しておきます。会議、来客中で、急ぎの用件の場合、メモを持参
     するなど、多少は臨機応変な対応が必要なケースもあります。

     要は、電話の取り次ぎに時間がかかることで相手に不信感を与え
     たり、不快な思いをさせないような対応が大切となります。

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